Hochzeitsbudget: so stellen Sie es auf und behalten es im Griff

Die Gästezahl bestimmt alles Weitere

Bevor Sie ein einziges Angebot vergleichen, legen Sie fest, wie viele Personen Sie einladen. Essen, Getränke, Location, Tische, Geschirr und ein Teil der Dekoration werden pro Person berechnet oder wachsen mit der Personenzahl, sodass jeder zusätzliche Gast gleich in mehreren Kategorien Kosten verursacht.

Deshalb ist das Kürzen der Gästeliste der schnellste Weg, die Gesamtsumme zu senken. Zwanzig Personen weniger sparen in der Regel deutlich mehr als Verhandlungen über den Preis für Blumen oder den Fotografen.

Erstellen Sie die Liste in drei Durchgängen: Personen, ohne die die Hochzeit keinen Sinn ergibt, Personen, die Sie einladen möchten, wenn Location und Budget es zulassen, und Personen, die Sie aus Verpflichtung einladen. Der dritte Durchgang wird zuerst gekürzt, wenn die Zahlen nicht aufgehen.

Teilen Sie das Budget in Kategorien, bevor Sie Beträge festlegen

Kategorien sind nützlicher als eine große Zahl, weil sie zeigen, wohin das Geld tatsächlich fließt. Bei den meisten Hochzeiten sieht die Liste so aus:

• Location und Bewirtung, einschließlich Essen und Getränken
• Fotograf und Videograf
• Musik, Band oder DJ
• Brautkleid, Anzug, Frisur und Make-up
• Dekoration und Blumen
• Einladungen und alle Drucksachen für den Tag
• Transport und Unterkunft für weit anreisende Gäste
• Ringe
• Formalitäten, Trauung und die zugehörigen Gebühren

Location und Bewirtung machen den größten Teil aus

Bei fast jeder Hochzeit sind Location und Bewirtung der größte Posten, oft etwa die Hälfte der Gesamtsumme. Fotografie und Musik folgen meist direkt danach. Nutzen Sie diese Verhältnisse nur als Ausgangspunkt für eine erste Schätzung und ersetzen Sie sie durch echte Zahlen, sobald Sie konkrete Angebote haben.

Fragen Sie beim Angebot für die Location nach, was im Preis pro Person enthalten ist. Getränke, Torte, Korkgeld, Geschirrmiete und Überstunden des Personals werden häufig getrennt berechnet und heben eine vermeintlich endgültige Summe schnell an.

Halten Sie eine Reserve frei, die Sie nicht anrühren

Planen Sie eine Reserve von etwa zehn Prozent der Gesamtsumme und führen Sie sie als eigenen Posten. Sie deckt ab, was kurzfristig auftaucht: zusätzliche Gäste, eine Verlängerung der Buchung, nicht eingeplanter Transport, Reparatur oder Ersatz von etwas am Tag selbst.

Eine Reserve funktioniert nur, wenn Sie sie nicht im Voraus ausgeben. Sobald Sie sie in eine andere Kategorie einrechnen, ist sie keine Reserve mehr.

Verfolgen Sie Geplantes und Bezahltes getrennt

Der häufigste Fehler bei der Budgetführung ist, nur eine Zahl zu verfolgen. Der geplante Betrag und der tatsächlich bezahlte Betrag sind zwei verschiedene Informationen, und die Differenz zeigt Ihnen, wie viel Geld Ihnen realistisch noch zur Verfügung steht.

Genau so funktioniert die Budgetverfolgung in xtwo. Für jeden Posten tragen Sie den geplanten Betrag und den bisher bezahlten Betrag ein, dazu Kategorie, Währung und eine Notiz. Die Summe dieser Differenzen zeigt jederzeit, wie weit Sie über oder unter Plan liegen. Die Budgetverfolgung ist für jede Veranstaltung kostenlos.

Anzahlungen sind ein Sonderfall. Die meisten Dienstleister verlangen eine Anzahlung bei der Buchung und den Rest kurz vor dem Termin. Wenn Sie nur die geleistete Anzahlung erfassen, sieht das Budget deutlich besser aus, als es ist. Lassen Sie den geplanten Betrag daher immer auf dem vollen vereinbarten Preis stehen.