Ugovor o obradi podataka
Ugovor prema članku 28. GDPR-a između vas kao voditelja obrade i nas kao izvršitelja obrade podataka vaših gostiju.
Posljednja izmjena: 17. kolovoza 2026.
Ovaj ugovor sastavni je dio Općih uvjeta poslovanja i prihvaćate ga zajedno s njima. Zaseban potpis nije potreban. U slučaju odstupanja među jezičnim verzijama mjerodavna je njemačka.
Ukratko
Vi odlučujete koje podatke svojih gostiju unosite i što se s njima događa. Mi ih samo pohranjujemo i prikazujemo, po vašoj uputi.
Ovaj dokument određuje što smijemo, što ne smijemo i što ste dužni učiniti vi.
1. Ugovorne strane i predmet
Izvršitelj obrade je Marko Stjepanović, xtwo.dev, Gerhart-Hauptmann-Straße 3, 78112 St. Georgen im Schwarzwald, Njemačka (dalje: Izvršitelj).
Voditelj obrade ste vi, korisnik koji je otvorio račun i stvorio događaj (dalje: Voditelj).
Predmet ovog ugovora je obrada osobnih podataka koje Voditelj ili njegovi gosti unose u Platformu u okviru korištenja usluge xtwo.events. Ugovor traje koliko i ugovor o korištenju Platforme.
Za vlastite podatke Voditelja (račun, plaćanje, sigurnosni zapisi, anonimna statistika) Izvršitelj je samostalni voditelj obrade; na tu obradu ovaj ugovor se ne primjenjuje, nego politika privatnosti.
2. Priroda, svrha, vrste podataka i ispitanici
- Priroda i svrha obrade
- Pohrana, organiziranje, prikaz i brisanje podataka radi vođenja popisa gostiju, slanja i prikaza digitalnih pozivnica, prikupljanja odgovora na pozivnice, vođenja liste poklona i prijedloga pjesama, izrade rasporeda sjedenja te primanja, pohrane i prikaza fotografija koje učitaju gosti.
- Vrste osobnih podataka
- Ime i prezime, broj telefona, oznaka stola i grupe, potreba za smještajem, status odgovora, slobodan tekst poruke pohranjen u polju za prehrambene napomene, ime uz prijedlog pjesme i uz rezervaciju poklona, fotografije i drugi mediji koje učitaju gosti, tehnički metapodaci o učitanim datotekama.
- Posebne kategorije podataka
- Polje za prehrambene napomene može sadržavati podatke o zdravlju. Fotografije mogu otkriti podatke o vjerskom uvjerenju ili zdravlju. Voditelj je dužan osigurati odgovarajuću pravnu osnovu prema članku 9. GDPR-a.
- Kategorije ispitanika
- Gosti i uzvanici Voditelja, osobe navedene kao kontakti ili važne osobe u pozivnici te sve osobe prikazane na učitanim fotografijama.
- Trajanje obrade
- Do brisanja pojedinačnog sadržaja, do brisanja događaja ili do prestanka ugovora o korištenju Platforme, ovisno o tome što nastupi prije.
3. Obrada isključivo po uputama
Izvršitelj obrađuje osobne podatke isključivo po dokumentiranim uputama Voditelja, uključujući i prijenose u treće zemlje. Radnje koje Voditelj poduzima u sučelju Platforme smatraju se uputama. Dodatne upute Voditelj dostavlja e-poštom na adresu Izvršitelja.
Ako je Izvršitelj po pravu Europske unije ili države članice dužan obraditi podatke i bez upute, o toj pravnoj obvezi obavijestit će Voditelja prije obrade, osim ako je takva obavijest tim pravom zabranjena zbog važnog javnog interesa.
Izvršitelj bez odgode obavještava Voditelja ako smatra da neka uputa krši GDPR ili drugi propis o zaštiti podataka.
4. Povjerljivost
Sve osobe ovlaštene za obradu osobnih podataka na strani Izvršitelja obvezane su na povjerljivost, ugovorom ili zakonom. Obveza traje i nakon prestanka njihova angažmana. Ovlaštenje se dodjeljuje tek nakon preuzimanja te obveze.
Pristup podacima Voditelja imaju samo osobe kojima je to nužno za pružanje usluge, otklanjanje kvarova ili podršku koju je Voditelj zatražio.
5. Sigurnost obrade (članak 32. GDPR-a)
Izvršitelj primjenjuje tehničke i organizacijske mjere navedene u Prilogu 2. ovog ugovora, uzimajući u obzir stanje tehnike, troškove provedbe te prirodu, opseg, kontekst i svrhe obrade, kao i rizike za prava i slobode ispitanika.
Mjere se mogu razvijati. Izvršitelj neće smanjiti ukupnu razinu zaštite tijekom trajanja ugovora.
6. Podizvršitelji
Voditelj daje opće odobrenje za angažiranje podizvršitelja. Aktualan popis s nazivima, sjedištima, svrhom i osnovom prijenosa objavljen je na /subprocessors.
O namjeravanoj promjeni ili dodavanju podizvršitelja Izvršitelj obavještava najmanje 30 dana unaprijed obavijesti unutar aplikacije ili e-poštom. Voditelj može uložiti obrazložen prigovor u roku od 14 dana od obavijesti. Ako se prigovor ne može razumno otkloniti, Voditelj može raskinuti ugovor o korištenju Platforme bez naknade i zatražiti izvoz svojih podataka.
Izvršitelj s podizvršiteljima ugovara obveze zaštite podataka koje nisu blaže od obveza iz ovog ugovora i odgovara za njihovo postupanje kao za vlastito.
7. Pomoć pri ostvarivanju prava ispitanika
Uzimajući u obzir prirodu obrade, Izvršitelj odgovarajućim tehničkim i organizacijskim mjerama pomaže Voditelju u ispunjavanju obveza prema poglavlju III. GDPR-a.
Zahtjev ispitanika upućen izravno Izvršitelju bit će bez odgode proslijeđen Voditelju. Izvršitelj na takav zahtjev ne odgovara sam, osim ako ga Voditelj na to uputi ili ga zakon obvezuje.
Praktično: brisanje pojedinog gosta, odgovora, prijedloga pjesme, rezervacije ili fotografije Voditelj može izvesti sam u nadzornoj ploči. Ako to nije moguće, Izvršitelj će brisanje provesti po uputi bez naknade.
8. Pomoć pri sigurnosti, povredama i procjeni učinka
Izvršitelj pomaže Voditelju u ispunjavanju obveza iz članaka 32. do 36. GDPR-a, u mjeri koja je razmjerna prirodi obrade i informacijama kojima Izvršitelj raspolaže.
Izvršitelj bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 48 sati od saznanja, obavještava Voditelja o svakoj povredi osobnih podataka koja se odnosi na podatke obrađene po ovom ugovoru. Obavijest sadrži opis prirode povrede, kategorije i približan broj pogođenih ispitanika i zapisa, vjerojatne posljedice te poduzete ili predložene mjere.
Prijavu nadzornom tijelu prema članku 33. i obavještavanje ispitanika prema članku 34. GDPR-a provodi Voditelj. Izvršitelj mu za to pruža potrebne informacije.
9. Brisanje i vraćanje podataka
Po prestanku pružanja usluge Izvršitelj, prema izboru Voditelja, briše ili vraća sve osobne podatke obrađene po ovom ugovoru, osim ako pravo Europske unije ili države članice nalaže njihovo čuvanje.
Voditelj svoje podatke može izvesti sam u svakom trenutku: popis gostiju i proračun u Excel formatu, raspored sjedenja kao plakat, fotografije pojedinačno ili, uz aktivan Premium plan, sve odjednom.
Zahtjev za brisanjem svih podataka Voditelj šalje na kontakt@xtwo.dev. Brisanje se provodi u roku od 30 dana. Automatsko brisanje trenutačno ne postoji.
Tehničke sigurnosne kopije koje vode podizvršitelji u sklopu redovnog rada mogu sadržavati podatke kratko vrijeme nakon brisanja, do isteka njihovih redovnih ciklusa.
10. Dokazivanje i provjere
Izvršitelj Voditelju na zahtjev stavlja na raspolaganje sve informacije potrebne za dokazivanje ispunjavanja obveza iz članka 28. GDPR-a, uključujući ovaj ugovor s prilozima i aktualan popis podizvršitelja.
Voditelj ima pravo provesti provjeru, sam ili preko revizora kojeg ovlasti. Provjere se najavljuju razumno unaprijed, provode se u radno vrijeme, ne smiju neprimjereno ometati rad i ne smiju ugroziti povjerljivost podataka drugih korisnika. Uobičajeno se provode dostavom dokumentacije i pisanim odgovorima na upitnik.
11. Prijenosi u treće zemlje
Prijenosi izvan Europskog gospodarskog prostora provode se samo prema podizvršiteljima navedenima u popisu i uz odgovarajuće zaštitne mjere: standardne ugovorne klauzule Europske komisije iz Provedbene odluke (EU) 2021/914 ili certifikaciju prema EU-US Data Privacy Frameworku.
Presliku primijenjenih zaštitnih mjera Voditelj može zatražiti e-poštom.
12. Obveze Voditelja
Voditelj odgovara za zakonitost obrade prema svojim gostima. To uključuje utvrđivanje pravne osnove, obavještavanje gostiju prema članku 13. GDPR-a te pribavljanje privole kada je potrebna, osobito za fotografije osoba i za podatke o zdravlju.
Za obavještavanje gostiju Izvršitelj besplatno stavlja na raspolaganje kratku obavijest na /datenschutz-gaeste, koju Voditelj može podijeliti uz pozivnicu ili QR kod.
Voditelj ne smije u Platformu unositi podatke koji nisu potrebni za organizaciju događaja, osobito ne podatke o kaznenim osudama i kaznenim djelima.
Prilog 1: Pregled radnji obrade
| Područje | Podaci | Ispitanici | Trajanje |
|---|---|---|---|
| Popis gostiju i odgovori | Ime, prezime, telefon, oznake, stol, smještaj, status, slobodan tekst | Gosti | Do brisanja gosta ili događaja |
| Pozivnice | Sadržaj pozivnice, imena i fotografije važnih osoba, kontakti s brojevima telefona | Gosti, osobe navedene u pozivnici | Do brisanja pozivnice ili događaja |
| Prijedlozi pjesama | Ime gosta, naziv pjesme, izvođač, poveznica | Gosti | Do brisanja prijedloga ili događaja |
| Lista poklona | Ime osobe koja rezervira, vrijeme rezervacije, zapis radnje | Gosti | Do brisanja poklona ili događaja |
| Raspored sjedenja | Raspored po identifikatorima gostiju; imena se ne pohranjuju u rasporedu | Gosti | Do brisanja rasporeda ili događaja |
| Fotografije gostiju | Datoteka, veličina, vrsta, vrijeme učitavanja; identitet osobe koja učitava se ne pohranjuje | Gosti i sve osobe prikazane na fotografijama | Do brisanja fotografije ili događaja |
| Obavijesti domaćinu | Ime gosta u naslovu obavijesti | Gosti | Do brisanja događaja |
Prilog 2: Tehničke i organizacijske mjere
Sljedeće mjere primjenjuju se u trenutku posljednje izmjene ovog ugovora.
- Prijenos podataka isključivo preko šifrirane veze (TLS).
- Sigurnosna zaglavlja: zabrana ugrađivanja stranice u okvir, zabrana pogađanja vrste sadržaja, ograničenje slanja adrese izvora i uskraćivanje pristupa kameri, mikrofonu i lokaciji.
- Pravila o dopuštenim izvorima sadržaja (Content Security Policy) koja ograničavaju izvore skripti, stilova, slika i okvira.
- Sve stranice s osobnim podacima isključene su iz indeksiranja u tražilicama, uključujući poznate skupljače podataka za modele umjetne inteligencije.
- Provjera vrste i veličine datoteke na poslužitelju prije izdavanja dopuštenja za učitavanje.
- Ograničenja prostora i broja datoteka po događaju.
- Lozinke za zaštićene poveznice uspoređuju se na poslužitelju u konstantnom vremenu i nikada se ne šalju u preglednik posjetitelja.
- Dokaz o unesenoj lozinci pohranjuje se u kolačiću s kriptografskim potpisom koji je nedostupan skriptama i vrijedi 12 sati.
- Provjera vlasništva nad događajem na povlaštenim sučeljima poslužitelja.
- Sesija se provjerava na poslužitelju kod davatelja prijave, a ne samo iz tokena; zastarjele sesije obrisanih korisnika se poništavaju.
- Prijava koristi PKCE postupak, a preusmjeravanje nakon prijave ograničeno je na vlastitu domenu.
- Potpisi web-obavijesti pružatelja platnog prometa provjeravaju se prije obrade.
- Skrivena polja za otkrivanje automatiziranih unosa na svim javnim obrascima.
- Ograničavanje broja zahtjeva po IP adresi na javnim sučeljima.
- Razdvajanje pristupa: klijent u pregledniku i klijent sa sesijom podliježu pravilima pristupa na razini baze podataka; ovlašteni ključ koristi se isključivo na poslužitelju.
- Lozinke korisničkih računa pohranjuje pružatelj prijave isključivo kao kriptografski sažetak.
Prilog 2, dopuna: trenutačna ograničenja
Navodimo ih otvoreno jer ste vi voditelj obrade i trebate ih za vlastitu procjenu rizika prema članku 32. GDPR-a.
Lozinke za zaštićene poveznice su zajednički pristupni kodovi, a ne korisničke vjerodajnice. Ne pohranjuju se kao jednosmjerni sažetak.
Fotografije se pohranjuju u spremniku čije su adrese datoteka nasumične i nepogodljive, ali nisu zaštićene prijavom. Tko ima poveznicu, može otvoriti datoteku.
EXIF metapodaci ne uklanjaju se iz izvornih datoteka. Umanjeni prikazi i pregledi koje sami generiramo ih ne sadrže.
Šifriranje u mirovanju osigurava se na razini platforme naših podizvršitelja; dodatno šifriranje na razini aplikacije ne primjenjuje se.
Dvofaktorska prijava, zapisnik pristupa i raspodijeljeno ograničavanje zahtjeva trenutačno nisu implementirani.
Automatsko brisanje po isteku roka trenutačno ne postoji; brisanje se provodi na zahtjev.
13. Završne odredbe
U slučaju proturječja između ovog ugovora i Općih uvjeta poslovanja, u pitanjima zaštite podataka prednost ima ovaj ugovor.
Ako pojedina odredba bude ništetna, ostale ostaju na snazi. Na ovaj ugovor primjenjuje se pravo Savezne Republike Njemačke.
Izmjene ovog ugovora provode se na način predviđen za izmjene Općih uvjeta poslovanja.
Trebate potpisanu verziju?
Ako vam je za vlastitu dokumentaciju potreban primjerak s potpisom, zatražite ga.
Zatraži primjerak